Keväällä 2027 valmistuvan Hyvinkää Areenan henkilöstö sai lokakuussa uusia valmiuksia digitaaliseen tapahtumasuunnitteluun. Digitaalinen tapahtumamuotoilu – 3D venueinfo -hankkeen koulutuksessa osallistujat perehtyivät 3D-mallinnukseen ja pääsivät harjoittelemaan erilaisten tapahtumatoteutusten suunnittelua oman areenansa digitaalisella tilamallilla. Uusi osaaminen tarjoaa mahdollisuuksia myös tapahtumien havainnollistamiseen ja myyntiin jo ennen areenan avautumista.
Hyvinkää Areena on keväällä 2027 valmistuva monitoimiareena, jonka tilat soveltuvat urheilun lisäksi esimerkiksi konsertteihin ja muihin yleisötapahtumiin. Muunneltavaan areenaan voidaan toteuttaa jopa 3 000 hengen konsertti tai kansainvälisen tason urheilutapahtuma. Arkisin tilat palvelevat myös esimerkiksi koululiikuntaa, urheiluseuroja ja yksityishenkilöitä.
Areenan tekninen areenamestari Jyri Purunen on ollut mukana areenan kehitysvaiheesta lähtien suunnittelemassa tilojen teknisiä ratkaisuja ja erilaisia käyttötapoja. Myynti- ja markkinointikoordinaattori Reetta Malmi puolestaan vastaa muun muassa markkinointi- ja sidosryhmäviestinnästä sekä myyntitoimenpiteistä.
Mallinnuksen perusteista käytännön harjoituksiin
Tapahtumapaikoille suunnattu koulutuskokonaisuus järjestettiin lokakuussa Metropolia Ammattikorkeakoulun Arabian kampuksella sekä etäkoulutuksena. Osallistujat perehtyivät muun muassa SketchUp-ohjelman käyttöön, tapahtumatilojen suunnitteluun, visualisointiin, tapahtumaturvallisuuteen ja esitysteknisiin mahdollisuuksiin.
Hyvinkää Areenan osallistujat lähtivät koulutukseen erilaisista lähtökohdista. Purusella oli aiempaa kokemusta CAD-suunnittelusta, mutta SketchUp oli hänelle uusi ohjelma. Malmilla ei puolestaan ollut aiempaa kokemusta mallinnusohjelmista.
Koulutuksessa lähdettiin liikkeelle perusteista, kuten viivojen piirtämisestä. Harjoituksissa opeteltiin myös luomaan kaksiulotteisista muodoista kolmiulotteisia kappaleita. Purusen mukaan taito on tärkeä, sillä valmiista mallikirjastoista ei aina löydy juuri omaan tapahtumapaikkaan sopivia kalusteita ja muita elementtejä. Tavoitteena on pystyä tuottamaan mahdollisimman realistisia suunnitelmia, jotka vastaavat tilojen todellisia ominaisuuksia ja varustelua.
Myös Malmi korostaa realistisuuden merkitystä: vaikka SketchUpissa on tarjolla runsaasti valmiita elementtejä, kaikkia tapahtumapaikan tarpeisiin sopivia ratkaisuja ei löydy ohjelmasta sellaisenaan.
Osallistujat kiittävät erityisesti koulutuksen käytännönläheisyyttä ja henkilökohtaista ohjausta. Purunen kertoo, että apua sai nopeasti myös silloin, kun halusi kokeilla jotakin varsinaisten harjoitustehtävien ulkopuolelta. Malmin mukaan henkilökohtainen ohjaus auttoi etenemään omaan tahtiin, vaikka mallinnusohjelma oli entuudestaan vieras.
”Tapahtumarakentaminen oli oikeastaan aika hauskaa. Sanoin koulutuksessa, että tämä on vähän kuin pelaisi Simsiä”, Malmi naurahtaa.
Oma areena harjoittelun pohjana
Osana hanketta Hyvinkää Areenasta on tuotettu digitaalinen tilamalli, jota henkilöstö pääsi hyödyntämään koulutuksessa. Osallistujille oli valmisteltu myös tiedostopaketti, joka sisälsi erilaisia tapahtumasuunnittelussa tarvittavia elementtejä. Haastateltavien mukaan paketin avulla harjoituksissa päästiin nopeasti liikkeelle.
”Oli hienoa päästä harjoittelemaan tapahtumatoteutusten suunnittelua suoraan oman areenan tilamallilla. Pystyimme sijoittamaan malliin esimerkiksi kalusteita, esiintymislavoja ja poistumisopasteita ja kokeilemaan erilaisia tapahtumatoteutuksia”, Malmi kertoo.
Yksi Purusen tärkeimmistä oivalluksista liittyi SketchUpin tunnisteiden käyttöön. Niiden avulla mallissa voidaan näyttää tai piilottaa erilaisia rakenteita ja elementtejä, kuten väliverhoja ja siirtokatsomoita.
”Kun kyseessä on monitoimitila, on todella tärkeää, että voimme näyttää erilaisia vaihtoehtoja ja muokata tilaa käyttötarkoituksen mukaan. Tämä oli meille yksi koulutuksen hyödyllisimmistä ominaisuuksista”, Purunen kertoo.
Uusi osaaminen tukee myös myyntiä
Hyvinkää Areenalle digitaalisen suunnittelun hyödyt ovat ajankohtaisia erityisesti siksi, että rakennus ei ole vielä valmis. Mallinnuksen avulla erilaisia tapahtumatoteutuksia voidaan havainnollistaa potentiaalisille asiakkaille jo ennen areenan avautumista.
Malmi näkee tässä merkittäviä mahdollisuuksia uusien asiakkaiden tavoittamiseen. ”Kun areena ei ole vielä valmis, emme voi esitellä tiloja valokuvien avulla. Mallinnuksen avulla voimme kuitenkin jo näyttää tapahtumajärjestäjille, miltä erilaiset tapahtumat voisivat areenalla näyttää”, Malmi kertoo.
Areenan siirtokatsomot ja muut muunneltavat ratkaisut mahdollistavat hyvin erilaisia tapahtumakokonaisuuksia. Digitaalinen suunnittelu auttaa tekemään näistä mahdollisuuksista ymmärrettäviä myös asiakkaille, jotka eivät vielä tunne tilaa.
Myös Purunen näkee mallinnuksen tärkeänä välineenä areenan monikäyttöisyyden esittelyssä: ”Nyt kun meillä on tällainen työkalu käytössä, tarkoituksena on lähteä hyödyntämään sitä myyntityössä ja näyttämään, miten monikäyttöinen tila on”, Purunen kertoo.
Hänen mukaansa visuaalisten suunnitelmien avulla asiakkaalle voidaan antaa konkreettisempi käsitys siitä, millaisia tapahtumia areenalla voidaan järjestää. ”Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Se pitää tässäkin paikkansa”, Purunen toteaa.
Opitut taidot käyttöön ja jakoon
Koulutuksen jälkeen Hyvinkää Areenalla tavoitteena on jatkaa harjoittelua ja ottaa digitaaliset suunnittelutyökalut osaksi tapahtumien suunnittelua ja myyntiä. Sekä Purunen että Malmi pitävät tärkeänä, että osaaminen ei jää vain koulutukseen osallistuneiden käyttöön. Malmi kertoo, että mallinnusosaaminen on herättänyt kiinnostusta myös muun henkilöstön keskuudessa, ja hän haluaisi jakaa koulutuksessa oppimiaan taitoja eteenpäin.
Myös Purunen uskoo, että koulutukseen osallistuneet voivat jatkossa perehdyttää muita digitaalisten mallien käyttöön. Mitä useammalla työntekijällä on valmiuksia hyödyntää uusia työkaluja, sitä laajemmin niitä voidaan soveltaa areenan toiminnassa.