Hollolan nuorisoseura on ollut Päijät-Hämeessä kulttuuritoiminnan kivijalka jo yli vuosisadan. Nuorisoseurantalo Kukko on toiminut seuran kotina vuodesta 1905, ja nykyisin siellä järjestetään kansantanssi- ja musiikkitapahtumien lisäksi myös mm. lavatanssikursseja, sirkuskerhoja ja kansainvälisiä vierailuja.
Toimintaa pyörittää toiminnanjohtaja Aimo Hentinen, joka on ollut mukana seuran kehittämisessä jo 1970-luvulta asti. ”Tämä on tärkeä kokoontumistila, ei vain nuorisoseuralaisille vaan koko Päijät-Hämeen alueelle. Täällä järjestetään paljon perhejuhlia ja yhteisötapahtumia”, Hentinen kertoo.
Digitaalinen tapahtumamuotoilu toi konkreettisia hyötyjä heti
Kun nuorisoseuralle tarjoutui mahdollisuus päästä mukaan tapahtumatilan mallintamiseen, Hentinen innostui välittömästi. ”Olin todella ilahtunut. Me tiedämme kyllä itse, miten pöydät Kukko-talossa asetellaan, mutta ulkopuoliset eivät. Tästä mallista tuli heti käänteentekevä apu, erityisesti markkinointia ajatellen.”
Hankkeen asiantuntijat tekivät ensin Kukko-talosta tilamallin, ja sen jälkeen seuran henkilökunta koulutettiin sen käyttöön SketchUp -ohjelmalla. Tuloksia ei tarvinnut kauaa odottaa. ”Olemme hyödyntäneet mallia paljon. Meillä on kesällä juhlat, joihin tulee 160 vierasta. Heille on mallinnettu paikat valmiiksi, eli miten istutaan, missä tarjoilu tapahtuu ja että käytävillä on tilaa liikkua. Tästä on myös suuri apu, meille tavanomaisemmissa, noin 60–80 henkilön tilaisuuksissa”, Hentinen summaa.
Hentinen kertoo, että malli auttaa erityisesti asiakkaita hahmottamaan tilan käytön myös silloin, kun tilaisuuden järjestäjät eivät ole paikan päällä aikaisemmin käyneet yhdessä. ”Sanoin aina aiemmin, että ei riitä, että yksi ihminen tulee tutustumaan. Mielestäni mukaan piti ottaa kaikki vastuuhenkilöt. Nyt tilamalli auttaa myös tutustumisesta poisjääneitä hahmottamaan, miten juhla tai tilaisuus oikeasti viedään läpi.”
Ajatuksia jatkokehitykseen ja vahva suositus muille toimijoille
Aimo Hentinen näkee tilamallin kehityksessä vielä paljon mahdollisuuksia. Seuraava askel voisi olla esimerkiksi plaseeraus eli istumajärjestyksen kirjaaminen suoraan tilamalliin ja sen tulostaminen juhlakäyttöön. ”Häissä ja syntymäpäivillä tehdään yleensä istumajärjestys, joten tämä olisi luonteva lisä.”
Kysyttäessä, mitä hän sanoisi muille tapahtuma-alan toimijoille tai matkailu- ja ravintolayrittäjille, hänen vastauksensa on selkeä. ”Tilamalli selkeyttää tilan käyttöä. Erityisesti silloin, kun käyttäjä ei tunne tilaa entuudestaan, on tärkeää, että kaikki on hyvin suunniteltu etukäteen. Tilamallin avulla asiakas pystyy ajattelemaan koko juhlan kulun – ei vain istumajärjestystä, vaan myös liikkumisen ja viihtymisen.”
Hollolan nuorisoseuraan digitaalinen tilamalli on tullut jäädäkseen. ”Nyt ajattelen jo niin, että miten sitä ennen pärjättiin ilman tätä”, päättää Hentinen hymyillen.