Digitaalinen tapahtumamuotoilu -hanke syntyi tarpeesta selkeyttää tapahtuma-alan toimintatapoja ja tuoda käyttöön digitaalisia työkaluja tapahtumatilojen ja alueiden suunnitteluun, viestintään ja myyntiin. Projektipäällikkö Johanna Laine ja asiantuntija Aki Helminen yhdistivät laajan osaamisensa ja kokemuksensa tapahtuma- ja matkailualalta, ja toteuttivat hankkeen, joka on tuonut konkreettisia hyötyjä niin yrityksille, alan toimijoille kuin opiskelijoille.
Taustalla alan sekavuus ja tarve selkeyttää toimintatapoja
Hankkeen idean isä, Aki Helminen kertoo, että hänen lähes kahdenkymmenen vuoden kokemus tapahtuma-alalta antoi sysäyksen hankkeen idealle. ”Tapahtuma-alalla on paljon suoraan sanottuna sekoilua. Asioita ei suunnitella ennakkoon riittävän hyvin, sillä tapahtumatila- ja aluesuunnitteluosaamista ei lähtökohtaisesta ole, eikä alalla ole laajemmin ollut käytössä tarvittavia työkaluja. Näin syntyi ajatus, että tähän voisi kehittää ratkaisun TKI-toiminnan kautta, hyödyntämällä hyväksi todettuja käytänteitä ja työkaluja.” Näin hän myös teki ja loi kokemuksiensa perusteella hankeaihion suoraan kentän tarpeeseen.
Johanna Laine puolestaan toi mukanaan hankkeen toteutusvaiheeseen yli kahdenkymmenen vuoden yrittäjäkokemuksen matkailu- ja tapahtuma-alalta. ”Akin osaaminen digitaalisessa muotoilussa yhdistettynä omaan näkemykseeni ja kokemukseeni tapahtumien käytännön toteutuksesta loi vahvan pohjan yhteistyölle.”
Tavoitteena yhtenäistää ja kehittää tapahtumien suunnittelua
Hankkeen keskeinen tavoite oli tarjota tapahtuma-alan toimijoille ymmärrettäviä ja käytännöllisiä työkaluja tilojen suunnitteluun ja tapahtumien toteutukseen. ”Hankkeen kautta pystyttiin jalkauttamaan osaamista ja ymmärrystä vaihtoehdoista, jotka säästävät aikaa, rahaa ja hermoja”, Helminen toteaa.
Vaikka aihe oli Laineelle alkujaan vieras, innostus syntyi nopeasti. ”Näin pian, miten yritykset voisivat hyötyä tästä monin tavoin. Olin mukana myös koulutusten suunnittelussa ja toteutuksessa ja toimin ikään kuin tulkkina, jotta sisältö olisi koulutettaville mahdollisimman helposti ymmärrettävää.”
Yritykset lähtivät innolla mukaan
Hankkeen vastaanotto oli erittäin positiivinen. Mukaan lähti 36 yritystä, jotka edustivat monipuolisesti tapahtuma-alan eri muotoja. ”Kaikki halukkaat pääsivät mukaan. Mukana oli hyvin erityyppisiä tapahtumatiloja, joissa järjestetään mm. erilaisia kokouksia, konsertteja, juhlia ja näyttelyitä. Tapahtuma-ala on laaja käsite, joten mukana oli monenlaisia yrityksiä”, Laine kertoo.
Yritykset valikoituivat mukaan pääasiassa henkilökohtaisen kontaktoinnin kautta, mutta sana hankkeesta kiiri myös osallistujien kautta. ”Saatiin yhteydenottoja, että voisiko päästä mukaan, sillä aiemmat osallistujat olivat kertoneet hyvistä kokemuksistaan.”
Konkreettisia hyötyjä ja uusia toimintamalleja
Hankkeen suurin anti yrityksille on ollut ymmärryksen lisääntyminen digitaalisten työkalujen hyödyistä. ”Jo pelkkä oivallus siitä, mitä näillä työkaluilla voi tehdä, on merkittävä askel. Yritykset osaavat nyt sekä tarjota parempaa palvelua että hakea tai rekrytoida osaamista, jota eivät aiemmin osanneet edes etsiä”, Helminen sanoo.
Monet yritykset saivat myös konkreettisia tilamallinnuksia ja pohjapiirustuksia käyttöönsä. ”Useille projektiin osallistuneille toimijoille tämä on ollut myynnillisesti merkittävää. Oppiensa avulla he pystyvät viestimään selkeämmin ja säästämään sekä aikaa että rahaa”, Laine lisää.
LABin opiskelijat mukana – tulevaisuuden osaajia koulutettiin
Opiskelijoiden osallistaminen oli osa hankesuunnitelmaa alusta alkaen. Ensimmäisenä mukaan otettiin restonomiopiskelijat, mutta myöhemmin koulutusta laajennettiin myös muotoilun ja tekniikan opiskelijoihin. ”Restonomit ovat juuri niitä, jotka valmistuvat tapahtuma-alalle, ja heille haluttiin tarjota osaamista, jota kenttä tarvitsee. On ollut hieno huomata, miten opiskelijoista moni oivalsi hyödyt ja innostui suunnittelutyöstä. Koulutusten jälkeenkin opiskelijat pyysivät lisää tietoa ja taitoja oma-aloitteisesti ja sitä heille myös tarjottiin.”, Helminen kertoo.
Laine korostaa koulutuksen ainutlaatuisuutta: ”Tällaista erikoisosaamista ei ole muilla ammattikorkeakouluilla ollut tarjota opiskelijoille. Tämän myötä saatu oppi voi olla merkittävä etu esimerkiksi työnhaussa tai jopa itsensä työllistämisessä.”
DigiTM-klinikat toivat yksilöllistä tukea yrityksille
Yksi hankkeen aikana syntynyt lisäpalvelu oli DigiTM-klinikat, joissa yritysten haasteisiin vastattiin henkilökohtaisesti. ”Klinikat eivät olleet alkuperäisessä suunnitelmassa, mutta huomasimme tarpeen ja halusimme tarjota yrityksille yksilöllistä apua”, Laine kertoo.
Klinikoissa käytiin läpi yritysten omia erikoistarpeita ja yhdessä heidän kanssaan luotiin räätälöityä materiaalia viestinnän ja myynnin tueksi. ”Hankkeen koulutusosio oli tiivis, eikä kaikkea voitu opettaa. Klinikat tarjosivat mahdollisuuden syventää osaamista, varsinkin kun osallistujien ymmärrys 3D suunnittelutyökalun hyödyistä ja mahdollisuuksista karttuivat ja he osasivat näin myös soveltaa osaamistaan omaan toimintaansa”, Helminen sanoo.
Hankkeen vaikutus jää elämään ja jatkoa on suunnitteilla
Hankkeen vaikutukset näkyvät jo nyt yritysten arjessa. Tilaisuuksia suunnitellaan ja visualisoidaan uudella tavalla, ja työkaluja hyödynnetään viestinnässä ja myynnissä. Myös opiskelijoiden osaaminen on jalkautunut työelämään – eräs opiskelija pääsi hyödyntämään hankkeessa oppimaansa suoraan harjoittelupaikassaan, jossa hänen yhtenä tehtävänä oli luoda kalustuskarttoja ja suunnitelmia eri tapahtumiin.
Laineen ja Helmisen mukaan heidän ystävystymisensä hankkeen aikana on ollut merkittävä tekijä sen onnistumisessa. Hyvä tiimityö ja vahva yhteishenki ovat luoneet positiivisen ilmapiirin tekemiseen, mikä on välittynyt myös hankkeen osallistujille ja tullut esiin saadussa palautteessa.
Hankkeelle jätettiin jatkohakemus, jonka tavoitteena oli laajentaa toiminta valtakunnalliseksi, sillä jo tämän hankkeen aikana kysyntää oli myös Päijät-Hämeen ulkopuolella. Odotus palkittiin, ja jatkohanke käynnistyy vuonna 2026 yhteistyössä Metropolia Ammattikorkeakoulun sekä Tapahtumateollisuus ry:n kanssa.